Membuka kantor baru atau pindah kantor melibatkan banyak pekerjaan, dan dari yang sering kami lihat, urusan IT kerap baru diingat menjelang hari pindahan. Padahal beberapa pekerjaan IT, seperti pemasangan internet dan penarikan kabel, butuh waktu dan idealnya dikerjakan sebelum furnitur masuk. Berikut checklist IT kantor baru yang biasa tim Techarg pakai saat konsultasi dengan klien yang sedang menyiapkan kantor, agar kantor siap dipakai sejak hari pertama.
1. Perencanaan Checklist IT Kantor Baru (4–8 Minggu Sebelum Pindah)
Pada tahap awal konsultasi, tim kami membantu memetakan kebutuhan dari beberapa data berikut:
- Denah kantor final, termasuk posisi meja, ruang meeting, ruang server atau rack, dan area resepsionis.
- Jumlah karyawan saat ini dan perkiraan pertumbuhan 2–3 tahun ke depan.
- Daftar perangkat yang akan dipindahkan dan yang perlu dibeli baru.
- Anggaran untuk jaringan, perangkat, dan keamanan.
- Jadwal pengerjaan yang disepakati dengan pengelola gedung, termasuk izin kerja di luar jam kantor.
2. Internet
- Tim kami mengecek penyedia internet yang tersedia di gedung.
- Kami menyarankan pemesanan layanan internet lebih awal, karena pemasangan bisa memakan waktu.
- Untuk kantor yang operasionalnya sangat bergantung pada koneksi, kami biasanya merekomendasikan dua penyedia internet sebagai cadangan.
- Kebutuhan IP publik ikut kami petakan jika ada server atau akses jarak jauh.
3. Jaringan dan Pengkabelan
- Jumlah titik jaringan kami hitung untuk setiap meja, printer, telepon, kamera, dan access point, dengan cadangan 10–20%.
- Lokasi rack yang kami rekomendasikan adalah area yang berventilasi baik dan mudah diakses.
- Structured cabling kami kerjakan dengan label pada setiap kabel dan patch panel.
- WiFi direncanakan dari survei lokasi: jumlah dan posisi access point ditentukan dari kondisi ruangan yang sebenarnya.
- Firewall/router, switch, dan UPS untuk perangkat jaringan masuk dalam rancangan sejak awal.
- Jaringan staf, tamu, dan CCTV kami pisahkan agar lebih aman dan mudah dikelola.
Dari pengalaman kami, penarikan kabel paling efisien jika selesai sebelum plafon ditutup dan furnitur dipasang.
4. Perangkat Kerja
- Laptop atau PC untuk setiap karyawan, termasuk karyawan baru.
- Monitor, docking station, keyboard, dan mouse.
- Printer dan scanner, termasuk pengaturan akses dari jaringan.
- Lisensi sistem operasi, aplikasi perkantoran, dan antivirus.
- Untuk kebutuhan sementara atau proyek, opsi yang sering kami tawarkan adalah sewa laptop sehingga perusahaan tidak perlu membeli.
5. Ruang Meeting
- Layar atau proyektor dengan ukuran sesuai ruangan.
- Kamera, mikrofon, dan speaker untuk video conference.
- Kabel HDMI atau perangkat presentasi nirkabel.
- Titik jaringan kabel di meja meeting, yang kami rekomendasikan untuk koneksi yang lebih stabil.
6. Keamanan Fisik
- CCTV di pintu masuk, area resepsionis, ruang server, dan area penyimpanan.
- Access control untuk pintu utama dan ruang server.
- Mesin absensi jika dibutuhkan.
- UPS untuk NVR CCTV agar rekaman tetap berjalan saat listrik padam.
7. Data dan Keamanan Informasi
- Backup data kami rencanakan sebelum perangkat dipindahkan.
- Penyimpanan bersama (NAS atau cloud) kami siapkan dengan hak akses per divisi.
- Password WiFi dan perangkat jaringan kami ganti dari pengaturan bawaan pabrik.
- Semua perangkat dicatat dalam inventaris aset IT.
8. Hari Pindahan dan Setelahnya
- Internet, setiap titik jaringan, dan cakupan WiFi kami uji sebelum karyawan masuk.
- Tim IT atau vendor idealnya siaga pada hari pertama.
- Dokumentasi jaringan kami serahkan: denah titik kabel, konfigurasi perangkat, dan daftar kontak penyedia internet.
- Pengecekan ulang biasanya kami jadwalkan satu sampai dua minggu setelah pindah.
Kesimpulan Checklist IT Kantor Baru
Dari pengalaman tim kami, kunci kantor baru yang siap dipakai adalah perencanaan IT sejak awal, terutama untuk internet dan pengkabelan yang membutuhkan waktu paling lama. Checklist ini adalah titik awal yang biasa kami bahas bersama klien agar tidak ada yang terlewat.
Ceritakan kebutuhan kantor baru Anda, tim Techarg siap memberikan konsultasi dan solusi sesuai kebutuhan, mulai dari instalasi jaringan, perangkat IT kantor, CCTV, hingga ruang meeting. Layanan bisa diambil sesuai yang Anda perlukan. Lihat juga jasa IT perusahaan kami atau hubungi kami untuk survei lokasi.